Privacybeleid en cookies

1. Wie is verantwoordelijk?

Lyfe.nu is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven. U kunt ons voor privacyvragen en verzoeken bereiken via onderstaande gegevens.

Deze verklaring gaat over de website, contact- en offerteaanvragen, afspraken en accountomgevingen. Voor een eventuele overeenkomst kunnen daarnaast afzonderlijke afspraken gelden.

2. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Een grondslag is de wettelijke reden voor het gebruik van persoonsgegevens. Hieronder onderscheiden we het behandelen van een aanvraag of overeenkomst, toestemming voor nieuwsberichten, en het gerechtvaardigde belang bij veilig en controleerbaar accountgebruik.

Verplichte formuliervelden zijn nodig om uw aanvraag of account te verwerken. Optionele velden kunt u leeg laten. Zonder de benodigde gegevens kunnen we de betreffende functie niet aanbieden. Deel geen identiteitsbewijs, BSN of gevoelige gegevens die niet voor uw vraag of opdracht nodig zijn.

3. Waar komen gegevens vandaan?

U verstrekt gegevens via formulieren, uw account, de chat en uploads. Medewerkers van Lyfe.nu kunnen contactgegevens, afspraken, notities en dossierinformatie invoeren. Andere aan hetzelfde dossier gekoppelde personen kunnen informatie delen waarin u wordt genoemd. Technische gegevens ontstaan bij het gebruik van de website en de accountomgeving.

Ontvangt u een afspraakuitnodiging zonder dat u al een account heeft? Dan heeft een medewerker uw naam en e-mailadres bij die afspraak ingevoerd. U kunt ons vragen waar die gegevens vandaan komen, ze laten corrigeren of om verwijdering vragen.

4. Wie kan gegevens ontvangen?

Beheerders en medewerkers met passende toegang kunnen de gegevens verwerken die zij voor hun werk nodig hebben. Alleen systeemadmins kunnen het algemene gebruikerslog bekijken. Een dossier kan meerdere klanten hebben: gekoppelde klanten met kijkrecht kunnen de gedeelde informatie, gedeelde bestanden en geopende dossierchat van dat dossier zien.

Contact- en offerteformulieren worden per e-mail aan Lyfe.nu doorgestuurd. Bij een ingelogd account kan daarnaast een activiteitenregel over het versturen worden opgeslagen. De berichtinhoud zelf staat niet in dat activiteitenlog. Afspraakmails bevatten de afspraakgegevens; de ontvanger en diens maildienst ontvangen die informatie.

Voor de huidige inrichting zijn Vercel voor hosting, Neon voor de database en Google voor e-mail via SMTP geconfigureerd. Deze diensten kunnen technische gegevens en de voor hun taak benodigde persoonsgegevens verwerken. Hun concrete verwerkersafspraken, verwerkingslocaties, back-uptermijnen en eventuele waarborgen voor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn voor Lyfe.nu nog niet vastgesteld.

Daarom kunnen we momenteel niet toezeggen dat alle verwerking uitsluitend binnen de EER plaatsvindt. Voor gebruik met klantgegevens moeten deze leveranciersafspraken verder worden vastgesteld. U kunt via info@lyfe.nu vragen naar de actuele stand.

Gegevens kunnen ook nodig zijn voor een wettelijke verplichting of een concreet juridisch geschil. We gebruiken uw accountgegevens niet voor gepersonaliseerde advertenties. Externe websites waarnaar we linken, zoals documentatie van een fabrikant, hebben hun eigen privacybeleid.

5. Cookies en browseropslag

Een cookie is een klein bestand in uw browser. Voor de noodzakelijke werking van inloggen gebruiken we een sessiecookie. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit dat noodzakelijke functionele cookies geen voorafgaande toestemming vragen. Wel moet duidelijk zijn waarvoor ze dienen.

Deze website bevat geen ingebouwde advertentiecookies, externe advertentiepixels of externe webanalyse. Wel leggen we bij ingelogde klanten, gebruikers, moderators en systeemadmins accountactiviteiten en bezochte pagina’s vast in ons eigen activiteitenlog, met IP-adres. Het sluiten van het informatiebericht schakelt dat beveiligings- en verantwoordingslog niet uit.

U kunt cookies en lokale opslag via uw browser verwijderen of blokkeren. Zonder de sessiecookie werkt inloggen niet. De vroegere opslagwaarde cookiesAccepted wordt bij een volgend bezoek verwijderd: die waarde schakelde geen optionele cookies aan of uit. Als we later cookies of vergelijkbare technieken toevoegen waarvoor toestemming nodig is, moeten we daarvoor vooraf een afzonderlijke keuze aanbieden; verder surfen of alleen dit beleid lezen geldt niet als toestemming.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig. Welke termijn passend is, hangt onder meer af van de aanvraag of opdracht, een concrete wettelijke verplichting en de noodzaak om een incident of geschil te behandelen. De AP licht deze afweging toe.

• Onbeoordeelde accountaanvragen: vervallen na 7 dagen. Daarna is nog 7 dagen herstel mogelijk. Definitieve verwijdering volgt bij de eerstvolgende opruimronde.
• Handmatig verwijderde accounts: hebben een herstelperiode van 7 dagen. Daarna volgt definitieve verwijdering bij de eerstvolgende opruimronde.
• Wachtwoordherstel: een resetlink is 30 minuten geldig en werkt eenmaal. Een nieuwe aanvraag vervangt de vorige link; verlopen herstelgegevens worden bij opruiming verwijderd.
• Persoonlijke afspraakuitnodigingen: de aanmeldlink is 7 dagen geldig en werkt eenmaal. Herverzenden vervangt de oude link. De afspraakgegevens zelf hebben een andere bewaartermijn.
• Tijdelijke misbruikbeperking: de toepasselijke vensters lopen per functie van 1 minuut tot 24 uur. Verlopen databasevermeldingen worden bij opruiming verwijderd; tijdelijke tellers in het servergeheugen worden daar opgeschoond of verdwijnen bij een herstart.

Nog vast te stellen: voor gewone contact- en offerte-e-mails, actieve accounts, afspraken, dossiers, chat, bestanden, toestemmings-/verzendregistraties en activiteitenlogs is nog geen vaste maximale bewaartermijn afgesproken. De huidige systemen wissen deze gegevens niet automatisch na afronding van een aanvraag of dossier. Afmelden stopt nieuwsberichten, maar verwijdert niet automatisch de inschrijf- en verzendhistorie.

Een account verwijderen wist ook niet automatisch de dossierinhoud of de historische naam, het e-mailadres en het IP-adres in activiteitenlogs. Voor deze gegevens moet Lyfe.nu nog bewaartermijnen en een verwijderproces vaststellen. We mogen gegevens niet onbeperkt bewaren alleen omdat er nog geen termijn is ingesteld. U kunt ons vragen om per gegevenssoort de noodzaak te beoordelen en gegevens te verwijderen zodra daarvoor geen geldige reden meer is.

7. Automatische accountgoedkeuring

Een beheerder kan automatische goedkeuring voor nieuwe registraties tijdelijk of onbeperkt aanzetten. Een gewone registratie krijgt dan de rol gebruiker, met alleen het contactformulier. Via een geldige persoonlijke afspraakuitnodiging kan een nieuw account met hetzelfde e-mailadres automatisch worden goedgekeurd als klant en wordt de afspraak gekoppeld. Een bestaand actief gebruikersaccount kan op die manier klant worden.

Daarbij worden de geldigheid van de link, het e-mailadres en de accountstatus gecontroleerd. Bestaande blokkades, verwijderingen en onbeoordeelde aanvragen worden niet zomaar opgeheven. Dit bepaalt uw toegang tot de accountomgeving; het is geen automatische beoordeling van uw energielabel, kredietwaardigheid of aanbod. U kunt Lyfe.nu om een menselijke beoordeling of uitleg vragen.

8. Beveiliging en zorgvuldigheid

De accountomgeving gebruikt toegangscontroles, beperkte sessies en bescherming tegen overmatig gebruik. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Tijdelijke herstel- en uitnodigingslinks worden in de database als hash bewaard. Dossierbestanden worden versleuteld opgeslagen en kunnen alleen via een toegangscontrole worden opgehaald.

Het gebruikerslog bevat actiemetadata en geen kopieën van wachtwoorden, sessiecookies, herstel- of uitnodigingstokens, berichtinhoud of geüploade bestanden. De oorspronkelijke berichten en bestanden kunnen wel in het betreffende dossier of de e-mailomgeving aanwezig zijn. Medewerkers bepalen per dossier welke informatie wordt gedeeld; deel alleen gegevens die voor het dossier nodig zijn.

9. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de AVG dat in uw situatie toestaat, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van het gebruik of overdracht van uw gegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsberichten, kunt u intrekken. Dat verandert niet met terugwerkende kracht de verwerking die vóór het intrekken op die toestemming berustte.

Stuur uw verzoek naar info@lyfe.nu met het onderwerp ‘Privacyverzoek’. Vermeld waarop uw vraag betrekking heeft. We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te controleren. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee.

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan de termijn onder voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten dat binnen de eerste maand met een reden weten. Deze werkwijze wordt toegelicht door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Afmelden voor nieuws kan in het klantdashboard of via de afmeldlink in een nieuwsbrief. Voor het uitschakelen van optionele dossiermeldingen kunt u uw meldingsvoorkeuren aanpassen. Heeft u een klacht over uw gegevens? Neem contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Bronnen, voorwaarden en wijzigingen

Dit beleid beschrijft de verwerking van persoonsgegevens. Algemene voorwaarden gaan over afspraken rond de dienstverlening, zoals betaling of annulering. Die contractvoorwaarden zijn niet hetzelfde als een privacyverklaring en gelden niet automatisch alleen doordat u deze pagina leest. Ondernemersplein benadrukt dat eventuele voorwaarden duidelijk en tijdig beschikbaar moeten zijn.

• Autoriteit Persoonsgegevens — Cookies
• Ondernemersplein — Algemene voorwaarden opstellen
• Ondernemersplein — Privacyverklaring opstellen
• Autoriteit Persoonsgegevens — Recht op informatie

We passen deze verklaring aan als de gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan vermeldt de laatste versie. Een wijziging van dit beleid geeft op zichzelf geen toestemming voor nieuwe vormen van tracking of marketing.